Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Marstal Kajakklub

Senest ændret den 4. april 2018
 
Marstal Kajakklubs dataansvar

I forbindelse med indmeldelse i Marstal Kajakklub, Taget 4, 5960 Marstal, bliver du bedt om en række personoplysninger, som klubben opbevarer på elektronisk form. Disse oplysninger er omfattet af databeskyttelsesforordningen (EU forordning). Det grundlæggende princip for forordningen er:

EU-borgernes data skal behandles sagligt, med et formål, være korrekte, behandles sikkert og med en passende fortrolighed/sikkerhed. Derudover må der ikke behandles mere data end nødvendigt, og så skal data slettes, når de ikke længere skal bruges.
 
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de nedenstående angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
 
Marstal Kajakklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson:    Jørgen Friis
Adresse:              Græsvængevej 5, 5960 Marstal
CVR:                    29661529
Telefonnummer:  +45 2514 7109
Mail:                     marstalkajakklub@gmail.com
Website:               www.marstalkajakklub.dk
 
Behandling af personoplysninger
 
Vi behandler følgende personoplysninger:
  • Informationer oplyst af medlemmet (eller forældre til medlemmer under 16 år)
    • Fornavn, mellemnavn og efternavn * ¤
    • Adresse, postnummer og by * ¤
    • E-mail adresse * ¤
    • Telefonnumre * ¤
    • Fødselsdag og køn * ¤
  • Informationer tilføjet af klubben:
    • Dato for indmeldelse og evt. udmeldelse * ¤
    • Medlemstype: Ungdom, voksen, familiemedlem ¤
    • Er der andre medlemmer på samme adresse?
    • Hvilke kajakcertifikater har medlemmet? * ¤
    • Har medlemmet nøgle til klubhuset og hvor meget er der betalt i depositum?
    • Har medlemmet en privat kajak liggende i klubben, og i så fald hvilken? ¤
    • Er medlemmet medlem af bestyrelsen eller et andet stående udvalg?
    • Er der sendt fakturaer til medlemmet og er de betalt?
    • Hvilke e-mails er der sendt til medlemmet?
    • Hvilke hold er medlemmet tilmeldt?
Informationer mærket med (*) videregives til Dansk Kano og Kajakforbund.
Informationer mærket med (¤) videregives til rokort.dk.

Oplysninger om Marstal Kajakklubs instruktørers og medhjælperes børneattester opbevares i klubbens erhvervs e-boks. Det er kun klubbens kasserer, der har Nem-ID-adgang til denne. Udover børneattesterne opbevarer klubben ikke følsomme oplysninger om medlemmerne.
 
Foreningens formål med behandling af dine personoplkysninger
 
Formålet med at indsamle oplysningerne er, at kunne:
  • Søge og vise oplysningerne til klubbens administrative formål, f.eks. ved budgetlægning og uddannelsesplanlægning
  • Beregne og opkræve kontingent
  • Administrere nøgleregnskab
  • Administrere private kajakker i klubhusene
  • Udvælge grupper af medlemmer på baggrund af kajakcertifikatniveau og alder
  • Udarbejde generel medlemsstatistik
  • Bruge e-mail til kontakt ved opkrævning eller generel information vedr. medlemskabet
  • Bruge målrettede e-mails ved turtilbud og uddannelsestilbud
  • Videregive konkrete informationer til DKF (Dansk Kano- og Kajakforbund)
  • Videregive statistiske informationer til Ærø Kommune og diverse fonde i forbindelse med ansøgning om tilskud til klubbens arbejde
  • Afsende nyhedsbreve
  • Administrere den elektroniske roprotokol, Rokort.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
 
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, turlister mv.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne mv., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen og ved foreningens arrangementer, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
  • Da Marstal Kajakklub er medlem ad DKF og DIF (Danmarks Idrætsforbund), sker der videregivelse af oplysninger om medlemmerne til disse, for at medlemmerne kan få udstedt internationalt anerkendte kajakcertifikater og kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra DKF og DIF. Disse oplysninger er mærket med (*) i afsnittet om behandling af personoplysninger.
  • Af praktiske, administrative og lovgivningsmæssige hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
  • Opfyldelse af lovgivningen vedrørende børneattester.
Samtykke
 
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde (for eksempel indhentning af børneattester) er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
 
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
 
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 16 år.
 
Videregivelse af dine personoplysninger
 
Marstal Kajakklub videregiver oplysninger til DKF i det omfang, der er beskrevet i ovenstående afsnit om behandling af personoplysninger.
 
Marstal Kajakklub videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
 
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
 
Oplysningerne opbevares i en on-line løsning leveret af ForeningsAdministrator ApS, med hvem Marstal Kajakklub har indgået en skriftlig databehandleraftale, som sikrer at dataene opbevares og behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
 
Af hensyn til regnskabslovens bestemmelse om, at regnskabsbilag skal opbevares i 5 år, opbevares dataene i 5 år efter tidspunktet for medlemmets udmeldelse.
 
Dine pligter
 
Det er nødvendigt for klubbens drift, at vi har de nævnte oplysninger om vores medlemmer dataregistreret. Du kan således ikke være medlem af Marstal Kajakklub uden at give disse oplysninger. Det er din pligt at meddele klubben, hvis du skifter navn, adresse, telefon, e-mail eller lignende.
 
Dine rettigheder
 
Du har til enhver tid ret til at se de oplysninger, som Marstal Kajakklub opbevarer om dig, og du har naturligvis krav på at få rettet forkerte oplysninger. Du har endvidere ret til at få dine oplysninger udleveret på et maskinlæsbart format, f.eks. i et regneark.
 
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
 
Hvis du oplever, at dine data anvendes til andet formål, end det her beskrevne kan du i første omgang klage til Marstal Kajakklubs formand. Næste klageinstans er Datatilsynet: www.datatilsynet.dk .
 
Hvis Marstal Kajakklub opdager, at der har været et brud på datasikkerheden, hvorved dine data er kommet i uvedkommende personers besiddelse, vil du og datatilsynet blive underrettet herom indenfor 72 timer efter at sikkerhedsbruddet er blevet opdaget.
 
Revidering af privatlivspolitikken
 
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på www.marstalkajakklub.dk . Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde i Marstal Kajakklub den 4. april 2018.
Cecilie Larsen